Saya mengikuti mailing list
yang diberikan oleh Jason Vance (http://www.servicecoach.biz) dan setelah dilihat, ternyata bisa
diterapkan didalam kehidupan sehari-hari.
Setelah disesuaikan dengan
aktivitas harian saya, berikut 7 langkah untuk time management tersebut:
1. Stop overloading your to-do-list
Hentikan menuliskan banyak items untuk
to-do-list, tidak berguna! Dan saya juga sudah menyadarinya, pastikan cukup
lakukan 1 master to-do-list di awal minggu dan selanjutnya membuat to-do-list
yang diperkirakan akan selesai di hari tersebut, jangan paksakan diri karena
biasanya malah membuat tidak konsentrasi dan buyar semuanya.
Yang saya lakukan biasanya menuliskan 5
to-do-list yang saya targetkan akan selesai sebelum makan siang tentunya dengan
memperhitungkan adanya rapat, interview dan sesi diskusi dengan team yang
biasanya saya lakukan.
Setelah selesai 5 to-do-list, saya akan membuatkan 5 lagi
yang saya target untuk selesai di akhir hari. Dengan melakukan hal ini,
biasanya semua to-do-list bias diselesaikan dihari tersebut.
2. Stop having open-ended meeting
Hentikan melakukan rapat tanpa ada
penyelesaian. Maksudnya? Ini khususnya untuk penyelenggara internal meeting
yang lebih focus kepada mengumpulkan orang-orang daripada membuatkan
target/rencana kerja. Contohnya? Rapat koordinasi
untuk project baru, penyelenggara biasanya memastikan semua team yang
diharapkan untuk kumpul, tetapi tanpa rencana, apa tujuan akhir dari meeting
tersebut? Karena, tidak semua penyelenggara/PIC mempunyai kapasitas untuk
memikirkan hasil akhir dari meeting, bahkan hasil akhir dari project!
Lalu, apa yang sebaiknya dilakukan, untuk
meeting, harus ada:
§ Pemimpin rapat, dia yang harus memastikan apa saja
hal-hal yang tercatat di dalam Minutes of Meeting serta meminta setiap perserta
rapat untuk memenuhi commitment mereka.
§ Minutes of Meeting (MOM), isi dari MOM ini adalah
activity per orang serta target expectation dan target date dari masing-masing
PIC. Jika diperlukan, harus ada juga structure organization mengenai project
tersebut. Yang menuliskan bisa siapa saja dari peserta meeting, saat ini, tidak
diperlukan administrasi karena pastinya semua peseerta harus mencatat tugas
mereka masing-masing.
§ Commitment untuk jadwal meeting selanjutnya, dan rencana
berapa lama meeting akan dilakukan, misalnya, akan ada 5 meeting dan
masing-masing meeting akan berlangsung max. 1 jam.
§ Setelah meeting, pastikan pemimpin rapat memberikan
ringkasan meeting serta mengulang rencana meeting berikut.
3. Stop answering repetitive questions
Hentikan menjawab pertanyaan berulang. Ini biasanya
untuk para peserta yang tidak jelas selama meeting dan pada saat mendekati due
date nya, mereka akan panic dan menanyakan kepada PIC, untuk menghindari ini,
tuliskan semua detail di dalam MOM dan pastikan untuk membatasi jawaban untuk
pertanyaan berulang ini. Jika memang ada, maka pada rapat berikut, diperjelas
kembali bahwa semua peserta rapat harus memperhatikan dan menanyakan segera
untuk semua hal yang perlu di rinci.
4. Stop taking the same follow-up approach if people ignore
you
Hentikan melakukan pendekatan yang sama jika
orang-orang mengabaikan anda. Ini bias berupa undangan meeting, permintaan
hasil report dan lain-lain. Lalu cara apa yang harus dilakukan?
Untuk rapat, saya biasanya melakukan
pendekatan langsung kepada atasan terkait, (jika dicuekin untuk email undangan
rapat serta telpon kepada pihak terkait). Nah, saya akan jelaskan betapa
pentingnya hasil rapat ini dan perlu adanya kehadiran dari rekan yang nyuekin
anda tadi. Lalu, (biasanya) atasan ini akan menghubungi teman saya tersebut dan
memastikan dia untuk hadir. Atau, kalau memang benar lagi full kerjaanya, maka
atasan tersebut akan memberikan nama yang lain..
Bagaimana untuk permintaan hasil laporan? Ini
juga sama, tetapi lebih banyak ke dalam bentuk email, biasanya dikenal dengan
nama escalation, email pertama sampai dengan ketiga (maksimal) dicuekin, saya
akan email ke 4 dengan cc ke bosnya, dan email ke 5 langsung ke bosnya serta
atasan dari bosnya tersebut (tentunya hal ini terkait dengan tingkat
kepentingan dari laporan tersebut)
5. Stop saying yes, I can do it for additional work
Hentikan mengatakan iya, saya bias lakukan hal
ini untuk kerja tambah. Biasanya, kita sangat segan untuk mengakui bahwa kita
sudah overload dan tidak bias menghandle kerjaan lain. Ini salah! Justru kita
harus menginformasikan ke atasan kita sebagai berikut:
§ Apa saja yang kita sedang lakukan saat ini, dan
informasikan deadlinenya
§ Kita bias menerima kerjaan tersebut, tetapi timelinenya
harus diperjelas (bias dihandle setelah project ini selesai dilaporkan di
tanggal XX)
§ Pastikan scope of worknya juga disesuaikan, hindari
menjadi leader untuk project tambah tersebut. Kalau pun iya, pastikan anda yang
menentukan timelinenya
6. Stop doing multi-tasking activities, do one at a time!
Hentikan melakukan beberapa aktivitas
bersamaan, lakukan satu-demi-satu. Ini berlaku untuk para pria, karena otak
kita didesign untuk melakukan hal-hal secara satuan dan tidak bias secara
bersama-sama. Harus kita akui, wanita lebih hebat dari hal ini.
Yang bias kita lakukan adalah: buatkan
timing, dan selesaikan setiap rencana satu-satu, contohnya: mengerjakan laporan
– 1, membuat email ke client – 2. Nah, targetkan dalam 30 menit, laporan akan
selesai sampai tahap rekomendasi, lalu akan kirim email ke client. Hal ini akan
membuat kerja anda lebih focus.
7. Stop for a moment
Berhenti sejenak. Jika anda merasa pekerjaan
anda terlalu banyak, berhenti! Renungkan sejenak kerjaan anda bias dalam waktu
5-10 menit.Kalau kelamaan, nanti ketiduran..hehe
Dalam moment berhenti ini, analisa singkat, apakah sudah
benar yang dikerjakan saat ini? Apa yang bias dilakukan untuk lebih baik? Bagaimana
sebaiknya koordinasinya? Dan lain-lain, kalau umat islam, hal ini bias ditolong
pada saat kita sholat dan pada bagian berdoa, kita tambahkan sedikit.
Pastinya, hal-hal diatas
akan sangat membantu diri anda dalam mengatur waktu kerja, karena waktu kita
hanya 24 jam sehari dan untuk bekerja, maksimal 12 jam (itu pun sudah terlalu
banyak) karena saya memaksimalkan diri saya untuk bekerja hanya 10 jam per
hari.
Semoga sukses yaaa
3 Mar 13
Komentar
Posting Komentar