Langsung ke konten utama

7 Time Management that I had done



Saya mengikuti mailing list yang diberikan oleh Jason Vance (http://www.servicecoach.biz) dan setelah dilihat, ternyata bisa diterapkan didalam kehidupan sehari-hari.
Setelah disesuaikan dengan aktivitas harian saya, berikut 7 langkah untuk time management tersebut:
1.     Stop overloading your to-do-list
Hentikan menuliskan banyak items untuk to-do-list, tidak berguna! Dan saya juga sudah menyadarinya, pastikan cukup lakukan 1 master to-do-list di awal minggu dan selanjutnya membuat to-do-list yang diperkirakan akan selesai di hari tersebut, jangan paksakan diri karena biasanya malah membuat tidak konsentrasi dan buyar semuanya.
Yang saya lakukan biasanya menuliskan 5 to-do-list yang saya targetkan akan selesai sebelum makan siang tentunya dengan memperhitungkan adanya rapat, interview dan sesi diskusi dengan team yang biasanya saya lakukan.
Setelah selesai  5 to-do-list, saya akan membuatkan 5 lagi yang saya target untuk selesai di akhir hari. Dengan melakukan hal ini, biasanya semua to-do-list bias diselesaikan dihari tersebut.


2.     Stop having open-ended meeting
Hentikan melakukan rapat tanpa ada penyelesaian. Maksudnya? Ini khususnya untuk penyelenggara internal meeting yang lebih focus kepada mengumpulkan orang-orang daripada membuatkan target/rencana kerja.  Contohnya? Rapat koordinasi untuk project baru, penyelenggara biasanya memastikan semua team yang diharapkan untuk kumpul, tetapi tanpa rencana, apa tujuan akhir dari meeting tersebut? Karena, tidak semua penyelenggara/PIC mempunyai kapasitas untuk memikirkan hasil akhir dari meeting, bahkan hasil akhir dari project!

Lalu, apa yang sebaiknya dilakukan, untuk meeting, harus ada:
§  Pemimpin rapat, dia yang harus memastikan apa saja hal-hal yang tercatat di dalam Minutes of Meeting serta meminta setiap perserta rapat untuk memenuhi commitment mereka.
§  Minutes of Meeting (MOM), isi dari MOM ini adalah activity per orang serta target expectation dan target date dari masing-masing PIC. Jika diperlukan, harus ada juga structure organization mengenai project tersebut. Yang menuliskan bisa siapa saja dari peserta meeting, saat ini, tidak diperlukan administrasi karena pastinya semua peseerta harus mencatat tugas mereka masing-masing.
§  Commitment untuk jadwal meeting selanjutnya, dan rencana berapa lama meeting akan dilakukan, misalnya, akan ada 5 meeting dan masing-masing meeting akan berlangsung max. 1 jam.
§  Setelah meeting, pastikan pemimpin rapat memberikan ringkasan meeting serta mengulang rencana meeting berikut.

3.     Stop answering repetitive questions
Hentikan menjawab pertanyaan berulang. Ini biasanya untuk para peserta yang tidak jelas selama meeting dan pada saat mendekati due date nya, mereka akan panic dan menanyakan kepada PIC, untuk menghindari ini, tuliskan semua detail di dalam MOM dan pastikan untuk membatasi jawaban untuk pertanyaan berulang ini. Jika memang ada, maka pada rapat berikut, diperjelas kembali bahwa semua peserta rapat harus memperhatikan dan menanyakan segera untuk semua hal yang perlu di rinci.
4.     Stop taking the same follow-up approach if people ignore you
Hentikan melakukan pendekatan yang sama jika orang-orang mengabaikan anda. Ini bias berupa undangan meeting, permintaan hasil report dan lain-lain. Lalu cara apa yang harus dilakukan?
Untuk rapat, saya biasanya melakukan pendekatan langsung kepada atasan terkait, (jika dicuekin untuk email undangan rapat serta telpon kepada pihak terkait). Nah, saya akan jelaskan betapa pentingnya hasil rapat ini dan perlu adanya kehadiran dari rekan yang nyuekin anda tadi. Lalu, (biasanya) atasan ini akan menghubungi teman saya tersebut dan memastikan dia untuk hadir. Atau, kalau memang benar lagi full kerjaanya, maka atasan tersebut akan memberikan nama yang lain..
Bagaimana untuk permintaan hasil laporan? Ini juga sama, tetapi lebih banyak ke dalam bentuk email, biasanya dikenal dengan nama escalation, email pertama sampai dengan ketiga (maksimal) dicuekin, saya akan email ke 4 dengan cc ke bosnya, dan email ke 5 langsung ke bosnya serta atasan dari bosnya tersebut (tentunya hal ini terkait dengan tingkat kepentingan dari laporan tersebut)
5.     Stop saying yes, I can do it for additional work
Hentikan mengatakan iya, saya bias lakukan hal ini untuk kerja tambah. Biasanya, kita sangat segan untuk mengakui bahwa kita sudah overload dan tidak bias menghandle kerjaan lain. Ini salah! Justru kita harus menginformasikan ke atasan kita sebagai berikut:
§  Apa saja yang kita sedang lakukan saat ini, dan informasikan deadlinenya
§  Kita bias menerima kerjaan tersebut, tetapi timelinenya harus diperjelas (bias dihandle setelah project ini selesai dilaporkan di tanggal XX)
§  Pastikan scope of worknya juga disesuaikan, hindari menjadi leader untuk project tambah tersebut. Kalau pun iya, pastikan anda yang menentukan timelinenya
6.     Stop doing multi-tasking activities, do one at a time!
Hentikan melakukan beberapa aktivitas bersamaan, lakukan satu-demi-satu. Ini berlaku untuk para pria, karena otak kita didesign untuk melakukan hal-hal secara satuan dan tidak bias secara bersama-sama. Harus kita akui, wanita lebih hebat dari hal ini.
Yang bias kita lakukan adalah: buatkan timing, dan selesaikan setiap rencana satu-satu, contohnya: mengerjakan laporan – 1, membuat email ke client – 2. Nah, targetkan dalam 30 menit, laporan akan selesai sampai tahap rekomendasi, lalu akan kirim email ke client. Hal ini akan membuat kerja anda lebih focus.
7.     Stop for a moment
Berhenti sejenak. Jika anda merasa pekerjaan anda terlalu banyak, berhenti! Renungkan sejenak kerjaan anda bias dalam waktu 5-10 menit.Kalau kelamaan, nanti ketiduran..hehe

Dalam moment berhenti ini, analisa singkat, apakah sudah benar yang dikerjakan saat ini? Apa yang bias dilakukan untuk lebih baik? Bagaimana sebaiknya koordinasinya? Dan lain-lain, kalau umat islam, hal ini bias ditolong pada saat kita sholat dan pada bagian berdoa, kita tambahkan sedikit.

Pastinya, hal-hal diatas akan sangat membantu diri anda dalam mengatur waktu kerja, karena waktu kita hanya 24 jam sehari dan untuk bekerja, maksimal 12 jam (itu pun sudah terlalu banyak) karena saya memaksimalkan diri saya untuk bekerja hanya 10 jam per hari.
Semoga sukses yaaa
3 Mar 13

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Merayakan Milestone: Pencapaian di Usia 50 Tahun

Wow! Saya berusia 50 tahun hari ini! Saya bersyukur telah melewati berbagai pengalaman hidup, baik suka maupun duka. Pada kesempatan ini, saya menuliskan perjalanan hidup dengan menggunakan Wheel of Life, sebuah konsep yang diperkenalkan oleh Paul J. Meyer, seorang pengusaha, penulis, dan pembicara motivasi dari Amerika. Wheel of Life : Wheel of Life adalah sebuah visualisasi yang membagi kehidupan menjadi beberapa area kunci, seperti kesehatan, karier, hubungan, keuangan, dan lain-lain. Dengan memberikan skor pada setiap area, akan terlihat secara keseluruhan seberapa seimbang dan bahagia hidup kita. Berikut gambar dari wheel of life dengan area-area kuncinya: Berdasarkan wheel of life, berikut pencapaian saya di usia 50 tahun ini:  1.        Relationship: saya memiliki hubungan yang kuat dengan istri dan anak-anak saya. Hubungan saya sangat baik dengan istri yang secara terbuka saling bercerita dan saling mendukung kebutuhan kami berdua. Hubungan ...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Hadapi Masalahmu! Mengatasi Masalah dengan Bijaksana

Saya suka kesal kalau mengalami resah karena ada masalah yang datang, pastinya, masalah bisa datang kapan saja dalam kehidupan sehari-hari. Dan masalah ini sangat bervariasi, bisa masalah di kantor terkait kurangnya komunikasi, masalah dengan keluarga terkait kesal dengan salah satu keluarga jauh, atau masalah keuangan mengenai pengeluaran yang dirasa tidak perlu. Yang bikin kesal sebenarnya perasaan resahnya, karena ternyata masalah ini datang tidak terduga, dan mengganggu pikiran. Ya, lalu mau bagaimana lagi? Akhirnya, masalah ini perlu dihadapi. Saya memiliki 5 teknik dalam menghadapi masalah ini: 1. Terapkan Go – No Go untuk masalah tersebut. Menurut saya, penerapan ini adalah bagian dari bersikap realistis terhadap masalah tersebut. Sebagai contoh:           - M asalah dengan saudara, misal perselisihan pendapat. Apakah perlu diselesaikan? Apakah bisa dibicarakan dulu? Apakah bisa dilupakan saja?           Untuk ha...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Aktivitas Fisik untuk Mengurangi Stres: Manfaat Olahraga bagi Kesehatan Mental

Apakah kamu sering mengalami, pekerjaan di kantor yang bertumpuk, deadline yang sudah dekat serta masih baru 30% (bahkan belum mulai!). Pulang ke rumah dengan pikiran yang dipenuhi dengan tugas-tugas yang belum selesai, dan perasaan yang tegang dan gelisah. Saya sih, sering mengalami hal itu…. Jika saya memiliki banyak pikiran, kebetulan malah membuat badan menjadi Lelah, dan mudah tidur. Nah, sayangnya, saat bangun, pikiran-pikiran tadi masih ada. Bahkan tambah banyak, karena telah berganti hari dan masalah belum selesai. Untuk menghilangkan pikiran-pikiran tersebut, saya akan lakukan jogging di pagi hari minimal 30 menit. Saat berlari, saya akan fokus pada pernapasan dan gerakan tubuh. Pikiran-pikiran terkait pekerjaan akan menjadi terarah. Saya bisa melihat permasalahan secara gambaran besar, dan bisa memutuskan untuk memulai dari mana. Setelah lari, biasanya saya akan mendapatkan perasaan segar, berenergi dan positif untuk menyelesaikan masalah. Kok bisa ya? Kejadian di ata...
Posting Komentar
Baca selengkapnya